青色申告応援（２）Google Spreadsheetsでオンラインサポート

家に戻ってどう進めたら良いか考えます。
問題は2点です。

1.簿記が明るくない人が簡単に記帳できるテンプレートを作る
2.遠隔地からどうサポートするか


■帳簿テンプレートについて

預金出納簿と経費帳の2つを作りました。
どちらも簡単に作成できることを主眼にシンプルに徹しました。
自分で作成する訳ではないので、簡単に進められないとサポートで問題が生じるからです。

預金出納簿
通帳から数字を拾って勘定科目、摘要を足していくシンプルなものです。
各行に残高を表示して、数字が正しく転記されているか逐次確認できるようにしておくのが、結局入力する人の達成感を高めるので良いと判断しました。
また、出納簿の場合、勘定科目の決定は簿記に疎くても案外簡単にできるものです。通帳の各行を使い道に応じて色をつけていくだけだからです（対勘定は預金で固定です）。
記帳を簡単にするために、事業で物を購入するために引き出した場合でも全額を事業主貸勘定でつけるルールとします。実際に物を買った時に、経費帳の方につけるようにすれば、記帳が簡単だからです。

経費帳
いわゆる家計簿と同様のものです。
レシートを見ながら、日付、金額、勘定科目、摘要を記入していきますので簡単です。
こちらも使い道にあわせて色分けしていくだけなので、勘定科目の割り当てもほとんど問題になりません（対勘定は、事業主借勘定で固定です）。

これら2つが完備されれば、総勘定への取りまとめ、決算仕訳は私の方で容易に調整できます。

■オンラインサポート

帳簿テンプレは極力簡単にしましたが、それでもサポートは必要です。
電話によるサポートになるのでしょうが、これまでの経験から、同じものを見ながら進めていかないと電話サポートは結構面倒になります。
そこで今回はGoogle Docs & Spreadsheetsを採用することにしました。Google Spreadsheetsにテンプレートをアップしておけば、事業主さんと同じシートを見ながら作業・サポートが可能です。
さっそく、テンプレをアップして、事業主さんにGoogleアカウントをとってもらいます。


■経過
上々です。
WEBですので操作が簡単です。細かいことを教えなくてもすぐに使いかたを覚えていただけました。
また、テンプレも通帳とレシートを見ながら入れるだけですから、勘定科目についての相談を２-３度うけた後は、着々と記帳が進みますし、その進捗をこちらもリアルタイムで確認できます。

Google Spreadsheetsについては、これまで個人で使っていたのですが、コラボで非常に強力なツールであることがわかりました。今後、いろいろ使い方を検討してみようと思います。

青色申告応援（１）フィールドワークに出かける

勤め先の同僚から、知人の青色申告を手伝って欲しいと相談を持ちかけられる。店舗経営を昨年より開業し、日々の現預金の記録はつけているが、簿記は明るくないとのこと。

私の会社は投資業ですが、定款には記帳代行を入れています。私は経理・財務の経験が長いこともあり、記帳代行の機会があるかも知れないと考えたからです。

私は個人事業主の青色申告支援の経験はありますが、店舗業の記帳は見たことがありません。その点興味があり、またお手伝いもできると思ったので、現地へ連れて行ってもらうことにしました。

そこは東京から電車で1時間位の海辺の町です。
たった1時間でも都心から離れると、これほど違うのかと思うほど空気がきれいです。

駅から海の方へ10分ほど歩くと店がありました。

大まかな様子は聞き取ってあり、その話をもとにエクセルで帳簿のテンプレートをつくって事前にお渡ししています。
記帳のための資料を見せてもらってから、テンプレへの入力状況を確認しました。

やはり、遠隔からの聞き取りだけではだめですね。現場で見てみないと...
渡しているテンプレは複式簿記の仕訳に変換しやすいように用意した入出金簿なのですが、簿記が分からない人にはつけにくいのです。

日々の現預金の記録も拝見しました。
青色申告会（と思いますが）で配布している紙ベースの帳簿に記録を付けているのですが、そのままでは使えないことが判明しました。

それは以下の理由によります。

- 現金取引と預金取引が混在している

- 預金引出額のうち個人使用分が記録されていないことがある
例えば、4万6千円の備品を買うために5万円を預金から引きだした場合の、差額（おつり）4千円が記録から漏れている。

以上のことから、

帳簿残高 = 現金残高 + 預金残高 - 事業主使用分

となっており、帳簿残高がそのままでは検証できないのです。

青色申告は申告金額が検証できるように記録をつけていることが前提になります。つまり、税務調査の時に調べやすいようにしておいてくれれば、税金を安くしますよ、という建てつけになっているわけです。

このままで申告するのはリスクが大きすぎます。
税務調査が入って、帳簿不備で青色申告を取り消されれば、最大で過去５年分にさかのぼり調査され、白色申告として税金を再計算されるからです。

また、作業環境ですが、インターネットに接続しているPCが一台、MS-Officeは未導入でエクセルがありません。テンプレ入力にはThinkFreeを使っています（今もあるのでしょうか）。

私の方で、ある程度テンプレートを入力したあと、一旦戻って作戦を練り直すことにします。